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COMO REALIZAR UN

PAGO A CONTRATISTAS UIS

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1

El proveedor puede entregar la factura en físico o vía correo electrónico en formato «PDF».

  • En físico: En la ventanilla única ubicada en el Edificio de Logística, junto a la portería de la UIS de la carrera 30.
  • En digital: Se recibe en el coreo electrónico del ordenador de gasto responsable del pago o la Ventanilla Virtual a la dirección de correo electrónico  ventanilla.cirtual@uis.edu.co

2

La Ventanilla Única (presencial o virtual) remitirá por correo electrónico los documentos al ordenador del gasto.

Es necesario que el contratista indique claramente la UAA a la que se prestó el servicio objeto de cobro.

3

El ordenador del gasto enviará la documentación, por el correo electrónico, al supervisor del contrato para que revise los documentos (facturas, informes y demás soportes) presentados por el contratista y diligencie los formularios dispuestos para pagos parciales o único pago (Acta Parcial de Pago o Acta de Pago Único), según corresponda.

4

Una vez el supervisor diligencia el formulario de Acta Parcial de Pago o Acta de Único Pago en digital, deberá imprimirlo en formato PDF y remitirlo al ordenador del gasto en un solo archivo con todos los documentos soporte. La remisión se debe efectuar  por medio del correo institucional del supervisor y el mensaje debe contener como mínimo lo siguiente:

  • Nombre completo del supervisor.
  • Fecha.
  • Si procede, manifestación expresa de aceptación o aval para pago a favor del contratista.
El correo electrónico al que se hace referencia remplazará  la firma autógrafa en el documento, ÚNICAMENTE para continuar con el trámite correspondiente de pago.

5

En la Unidad Académico o Administrativa del ordenador del gasto se genera la orden de pago.

6

La orden de pago se imprime en formato PDF y se remite a la Sección de Presupuesto, al correo electrónico presup@uis.edu.co junto con los documentos soporte requeridos pare el trámite de pago, en formato PDF.

En al comunicación electrónica que remite deberá manifestar de que manera expresa que autoriza el pago de que trata el acta parcial o única de pago que remite par el trámite correspondiente.

7

Las secciones de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería realizan los trámites que les competen (el tránsito de los documentos entre esas dependencias se hará por el correo electrónico institucional).

8

Tesorería activará la cuenta para que el ordenador autorice el pago por el SIF.

9

LA UAA ordenadora del gasto conservará el expediente electrónico.

OBSERVACIONES

IMPORTANTES

1

Los documentos que se tramitan bajo el presente procedimiento no sustituirán aquellos que deben reportarse al sistema de Nuevas Versiones como insumo para la rendición de cuentas ante el sistema SIA Observa. Para este propósito se definirá, por parte de la UIS, la forma como se imprimirán las actas y documentos del sistema financiero para su posterior firma por los intervinientes, así como la rendición o reporte de aquellos en los que los sistemas dispuestos por el ente de control. 

2

Si existe una unidad gestora diferente a la del ordenador de gasto, esa unidad gestora deberá enviar por correo electrónico la documentación completa al ordenador del gasto, para que éste formalice el trámite ante la División Financiera, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 432 del 2020.

3

Si el documento de contratación afecta el rubro de Honorarios, el supervisor deberá corroborar que el contratista efectuó el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social.

4

Para el pao de cuentas derivadas de contrato producto de convocatorias públicas, el supervisor o interventor deberá enviar a la cuenta de correo electrónico contratacion@uis.edu.co los formularios y anexos correspondientes, para ser revisados y tramitados para el pago. La División de Contratación remitirá al supervisor o interventor cualquier observación que deba ser atendida. el correo que remita el supervisor a la División de Contratación deberá atender las formalidades establecidas en el procedimiento (Resolución 432). El trámite ante el ordenador del gasto será adelantado por la División de Contratación, así como la posterior remisión a la División Financiera para el trámite correspondiente.

5

Superadas total o parcialmente las medidas adoptadas frete a el acceso y la atención al público (comunidad universitaria y ciudadanía) en los campus, sedes e instalaciones de la Universidad Industrial de Santander, los documentos de contratación generados debidamente firmados, junto con los soportes y el correo de respuesta con el recibido por parte de la Sección de Presupuesto deberán ser remitidos a la Sección de Tesorería para el trámite correspondiente.

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